Nouveau régime de tutelle

 

Nouveau régime de tutelle – Mise en route des nouvelles procédures

 

COMPTABILITÉ

 

Comme il a été annoncé, le nouveau régime de tutelle est mis en place depuis le 1er janvier 2015.

 

Malgré les demandes des Évêchés, le Ministre n’a pas accepté de mesures transitoires au niveau de la comptabilité. Les comptes 2014 sont donc soumis à la nouvelle tutelle.

 

Les fabriques d’église par l’intermédiaire de leur trésorier auront reçu du service des fabriques à l’Évêché, dans le courant de la mi-janvier, un courrier avec un timing pour permettre au service diocésain d’examiner effectivement les documents comptables.

 

Ce timing a été établi par moi-même de façon empirique, en tenant compte de la capacité humaine de notre service, et des particularités rencontrées dans le passé dans l’examen des comptes. Il fallait bien qu’il y ait des premiers et des derniers. J’espère que les fabriques pourront rencontrer ma demande ce qui faciliterait considérablement le travail du service et notre possibilité d’accompagnement des fabriques qui seraient en difficulté.

 

Pour rappel:

 

Le compte est arrêté par le conseil de fabrique, il est ensuite transmis simultanément à la commune et à l’Évêché. La commune reçoit un exemplaire du compte original avec toutes les pièces justificatives en original. L’Évêché reçoit un exemplaire du compte en copie avec les justificatifs en copie. Contrairement au passé, le compte ne circule plus avec les justificatifs entre les différentes autorités. Ces exigences proviennent directement du nouveau décret du 13 mars 2014. La liste des pièces justificatives devant être jointes relève de l’administration (DGO5).

 

Procédure:

 

1) Adoption du compte par le conseil de fabrique

 

2) Envoi du compte par la fabrique d’église accompagné de tous les justificatifs à la commune (original) et simultanément à l’Évêché avec demande d’accusé de réception

 

 3) Examen par l’Évêché qui doit vérifier préalablement si le dossier est complet

 

-> si le dossier est incomplet l’Évêché doit avertir la commune qui doit elle-même en avertir la fabrique pour qu’elle se mette en ordre (mise en route de la procédure de déchéance possible) En cas de justificatifs manquants le délai d’examen est suspendu.

 

-> si le dossier est complet: examen par les services diocésain, dans un délai de 20 jours ouvrables.

 

Remarque:

 

Le service diocésain ne souhaite pas favoriser l’introduction de la procédure de déchéance à l’encontre des fabriques, dès lors il a été décidé en ce qui nous concerne que la demande des documents manquants sera préalablement adressée à la fabrique.

 

4) Transmission de la décision de l’Évêché à la commune et à la fabrique d’église.

 

Remarque:

 

La procédure légale ne le prévoit pas mais nous enverrons systématiquement la copie de la décision de l’Évêché en même temps à la fabrique

 

5) La commune vérifie si le dossier est complet, elle fait produire si nécessaire les pièces manquantes. Elle dispose une fois le dossier complet et après avoir reçu l’avis de l’autorité diocésaine d’un délai de 40 jours avec possibilité de le prolonger de la moitié.

 

6) Envoi de la décision de la commune à l’Évêché et à la fabrique d’église.

 

Remarque:

 

Suivant cette procédure, seule la décision prise par la commune serait transmise, il appartiendra alors à la fabrique d’église et à l’Évêché d’apporter les rectifications qui auraient été apportées par la commune. Il est probable que les communes sollicitent plusieurs exemplaires des documents/ soit en fassent copie pour renvoyer un exemplaire à la fabrique et un à l’Évêché. La pratique nous le dira

 

7) Possibilité d’introduction d’un recours soit par la fabrique soit par l’Évêché dans un délai de 30 jours à partir de la réception de la décision de la commune.

 

BON À SAVOIR! -> À propos de l’arriéré administratif:

 

La circulaire du 12 décembre 2014 prévoit que tant que les actes antérieurs (comptes 2013, budgets et modifications budgétaires 2014, 2015) sur lesquels se basent les comptes 2014 et budgets 2016, n’ont pas encore fait l’objet d’une décision de l’«ancienne autorité de tutelle» (Collège provincial), la transmission desdits comptes 2014 et budgets 2016 accompagnés des pièces justificatives ne fait pas démarrer le délai d’instruction.

 

Ces décisions «antérieures» doivent être communiquées par l’ancienne autorité de tutelle (Collège provincial) à la nouvelle autorité de tutelle (Commune).

 

Pour faire simple: il appartiendra aux communes d’avertir l’Évêché et les fabriques concernées des décisions prises, «via un accusé de réception «qui fera courir le délai d’instruction à l’égard des nouveaux documents comptables (comptes 2014, budget 2016).

 

Commentaires:

 

Le système ancien de tutelle permettait de limiter les copies des justificatifs à un exemplaire. Le fait que les comptes ou budgets passaient par toutes les autorités de contrôle, aboutissait in fine à ce que chaque intéressé reçoive un exemplaire annoté ce qui rendait les décisions beaucoup plus sûres.

 

La demande de multiplication de copie des justificatifs est très mal perçue par les fabriques qui y voient à juste titre une perte de temps et d’argent sans parler de l’empreinte écologique. Ces coûts seront inévitablement répercutés dans les comptes et budgets fabriciens et finalement à charge des communes.

 

Les exigences au niveau des pièces justificatives notamment au niveau du budget nous semblent excessives. Il est probable qu’il y ait un certain flottement dans l’appréciation de celles-ci par les communes. Comme déjà évoqué précédemment, les fabriques risquent d’être soumises à des fonctionnements et des pratiques différents selon la commune dont elles dépendent.

 

Premier bilan:

 

Après trois semaines d’application du nouveau régime, je constate que la plupart des fabriques ont bien accepté le timing, malgré la difficulté pour les premières de remettre les comptes dans les délais. Cependant nous n’atteignons pas le nombre prévu par semaine, ce qui risque d’entrainer une impossibilité concrète pour notre service d’examiner les documents. Il est recommandé de se conformer strictement à la liste des pièces justificatives de l’annexe 1 sur le site du diocèse.

 

Certaines communes importantes imposent des pièces supplémentaires. Si une commune constate qu’un dossier est incomplet, elle doit signaler à la fabrique les pièces manquantes, un refus ou un renvoi pur et simple nous paraît illégal.

 

Nous espérons certains aménagements avec les communes pour éviter à l’avenir, l’obligation de photocopier le tout.

 

Documents à consulter sur le site du diocèse:

 

  • la circulaire du Ministre Furlan du 12 décembre 2014 à propos de la nouvelle tutelle et des pièces justificatives

  • l’annexe 1 – reprenant la liste des pièces justificatives devant accompagner un compte