2013 mars - Réunions ordinaires des mois de mars et avril

A. Réunion ordinaire de mars: Approbation  des comptes

 

Le  Conseil  de fabrique  se réunit  le  premier  dimanche du mois de mars ou à une date rapprochée pour permettre  au trésorier de présenter les comptes.

Ceux-ci peuvent déjà être approuvés lors de cette séance et envoyés  directement  à l’Administration communale; sinon ils  seront  arrêtés  par  le Conseil  à la  séance ordinaire  du mois d’avril.

J’insiste sur le fait que les fabriques d’église doivent utiliser les formulaires  officiels de  la  comptabilité  fabricienne.

Ceux-ci  ont  été  joints  à  la  circulaire  du  Gouverneur  du

23 janvier  2012, adressée aux Communes à l’attention des fabriques  d’église.  La   numérotation   de  certains  articles du formulaire  diffère  du modèle officiel.  Tous les numéros d’article doivent figurer et pas seulement ceux qui sont provisionnés.

Quelques rappels en matière de comptes:

 

Les comptes doivent  être accompagnés des pièces justificatives suivantes:

        Tous les extraits bancaires de tous les comptes ouverts au nom de la fabrique.

        Les  factures  ou déclarations  de créance  établissant, de manière certaine, la nature et la réalité de la dépense.

        Chaque dépense doit être accompagnée  d’un mandat autorisant le trésorier à effectuer la dépense. Le mandat est signé par le président et le secrétaire du bureau des marguilliers.

        Au mandat seront attachées  la facture correspondante et la preuve de paiement, ou il sera fait référence à l’extrait bancaire sur le mandat et / ou sur la facture.

 

Annalité: Le trésorier veillera à ne reprendre, sur un exercice, que les dépenses et les recettes afférentes  à cet exercice. Certaines fabriques  décalent  les factures –  notamment en ce qui  concerne les dépenses d’électricité ou  de  gaz  – en fonction de la facture de régularisation. Ce n’est pas correct: il faut  respecter l’annalité  de la comptabilité  fabricienne. Les comptes reprennent  les recettes et les dépenses du 1er janvier  au  31  décembre  de  l’exercice  considéré.  Peuvent être reprises les recettes et dépenses concernant l’exercice (exemples: intérêts sur compte, fermages, dépenses relatives  à des factures  reçues fin décembre, etc.)  reçues ou effectuées jusqu’à fin février de l’année suivante.

 

Sabam-Reprobel:  le montant  à payer en 2012 comme en 2013  est  de  51  €.  Cette  somme  est  payable  au  compte du secrétariat de l’évêché BE42 0000 1876 5254 avec la référence FE + n° de votre fabrique à l’évêché – Indication de l’année concernée – Référence 749007-911.

Un accord a été pris au niveau interdiocésain pour le paiement des droits à la Sabam et pour Reprobel, le montant est payé par le Centre interdiocésain qui le répercute  au niveau de chaque évêché en fonction  du nombre de paroisses; ce qui explique que toutes les fabriques d’église sont invitées à payer le montant indiqué ci-avant. Il n’y aura pas de facture délivrée  pour cette dépense. Seuls le mandat et la preuve de paiement seront joints comme justificatifs.

 

Recettes: trop  souvent les trésoriers négligent  de joindre le relevé détaillé  des recettes, article par article,  avec les extraits bancaires correspondants.

Le trésorier produira, en outre, l’état  des loyers et fermages, l’état des rentes et intérêts (relevé(s) de la banque indiquant clairement  les intérêts  sur les différents  placements) ainsi que  les  intérêts   sur  compte  d’épargne,   l’état trimestriel (signé par le curé et approuvé par le bureau des marguilliers) des collectes, des droits de la fabrique dans les inhumations, services funèbres et mariages.

 

Revenus de fondations (recettes articles 6 et 7).  La révision  des fondations  de toutes  les paroisses ayant  été clôturée en ce début d’année 2013, chaque fabrique dispose maintenant d’un résumé joint  au décret officiel de révision des fondations qui indique précisément les capitaux grevés de fondation dont les revenus s’inscrivent à l’art.6 et les terrains et immeubles grevés de fondation dont les revenus s’inscrivent à l’art.7.

Les revenus provenant de capitaux non grevés de fondation s’inscriront alors en recette aux articles 9, 10 ou 11, les loyers  non grevés de fondation  seront  portés  à l’article  1 et  les fermages  non grevés de fondation  à l’article  2 des recettes.

 

Le  trésorier  veillera  à ce que le  montant  repris à l’article 43 des dépenses corresponde bien au nouveau montant résultant  de la révision  des fondations;  celui-ci représente le nombre de messes fondées à exonérer multiplié  par 7 €; ce montant  est à verser au célébrant.

Ce montant est fixe; il est valable jusqu’à la prochaine révision des fondations sauf nouvelle(s) fondation(s) de messe(s) à la fabrique.

 

Remboursements   de capitaux   arrivés   à échéance (recettes art.23).

 

Le trésorier veillera à faire figurer en recettes extraordinaires le  montant   des  capitaux  arrivés  à  échéance  (art.23)   et il en effectuera le replacement à l’art.53 des dépenses extraordinaires.

 

Un certain nombre de fabriques d’église  n’ont plus replacé sous forme d’obligations ou bons de caisse, les capitaux arrivés  à échéance; elles  ont  déposés ces sommes sur un compte  d’épargne.  Cette  pratique  doit  être  proscrite en ce  qui concerne  tous  les  placements  de  capitaux  et  en particulier  pour les capitaux grevés de fondations.  L’argent sur les comptes d’épargne est susceptible d’être  considéré comme du disponible;  ce qui n’est pas le  cas des capitaux provenant de ventes d’immeubles et des fondations. En outre,  les taux  d’intérêt  sur compte  d’épargne  ont chuté et ne s’avèrent pas plus intéressants actuellement  que des placements à moyen et long terme.

 

Tutelle:   Le   trésorier   est   invité   à   utiliser   la   rubrique «Observations»  pour  consigner  toute  information   qui pourrait aider les différentes autorités de tutelle à mieux comprendre et contrôler les comptes.

 

Des comptes bien présentés, accompagnés de toutes les pièces justificatives, tant en recettes qu’en dépenses, classés par  article  et  par  ordre  chronologique,  facilitent le contrôle et un examen plus rapide par les autorités de tutelle. En conséquence, les documents comptables seront plus rapidement en retour, permettant  l’élaboration des budgets et en particulier, le calcul du résultat présumé avec des chiffres définitifs.

B. Réunion ordinaire d’avril: Élections

 

Lors  de cette réunion  aura lieu  l’approbation des comptes par le Conseil, si cela n’a pas été fait lors de la réunion du mois de mars.

 

En outre, cette réunion du mois d’avril est traditionnellement réservée aux élections.

Il n’y aura pas, cette  année-ci,  d’élection de grande ou de petite moitié.

 

Élections au Conseil:

1)  Le président et le secrétaire du Conseil doivent être renommés, leur mandat étant annuel.

2) Renouvellement  du  mandat  du  marguillier  sortant; le marguillier sortant peut être réélu (la durée du mandat des marguilliers est de trois ans; chaque année, un marguillier  est donc sortant).

 

Élections au bureau des marguilliers:

        Désignation  par les  marguilliers d’un président,  d’un secrétaire et d’un trésorier.

 

Note: Actuellement,  dans la majorité  des cas, le président et le secrétaire du bureau sont également président et secrétaire du Conseil de fabrique.

 

Convocation aux réunions:

Bien que le décret prévoie que les réunions soient annoncées à la fin de la grand-messe du dimanche, il est recommandé, à l’heure actuelle, de faire des convocations par écrit au moins 8 jours à l’avance.

La convocation   reprendra  le jour, l’heure  et  le lieu de  la réunion.

Les membres de droit, bourgmestre et curé, seront également  convoqués; la  convocation  du  bourgmestre  ou de son représentant est obligatoire,  elle sera adressée à l’hôtel  de ville ou à la maison communale.

 

Lieu de réunion:

Il est important  que les fabriques d’église se réunissent  à leur siège social. Celui-ci est légalement situé au presbytère. À défaut de presbytère, les fabriques d’église doivent disposer d’un lieu officiel leur  servant de siège social, de lieu de réunion et de lieu pour entreposer les archives.